Une société peut gérer ses paies de trois façons :
- Confier la gestion de la paie à une société spécialisée dans l’externalisation de la paie, un prestataire de paie
- Gérer les paies en interne après l’acquisition d’un logiciel de paie comme SAGE paie&RH i7 ou bien SAGE One Paie
- Gérer les paie en ligne avec un logiciel mis à disposition de la société sur internet.
Externalisation de la paie
En confiant le traitement de la paie à un prestataire de paie, l’entreprise externalise les soucis qu’elle pouvait avoir pour émettre les bulletins de paie et toutes les autres formalités, comme les contrats de travail et leurs avenants, les déclarations sociales, les relations avec les organismes et caisses, la formation, etc.
Chaque mois, l’entreprise envoie à son prestataire de paie, la plupart du temps par mail, les éléments de paie de chaque salarié avec le détail des rémunérations : les jours de congés, les salaires variables, les absences (qu’elles soient justifiées ou non), le détail des tickets restaurant, les titres de transport en commun, etc.
Le prestataire de paie se charge ensuite des formalités déclaratives, des formalités administratives ainsi quue de l’édition des fiches de paie.
Ensuite, prestataire en externalisation de la paie envoie à son client dans les 24 ou 48 heures les bulletins de paie au format PDF.
Il ne reste plus au client qu’à imprimer les fiches de paie, les distribuer aux salariés et procéder au paiement des salaires soit par virement soit par chèque.
Au final, le client de la société d’externalisation de la paie ne s’occupe plus de rien en matière de paie.
Pour les départs de salarié, le prestataire de paie prépare les soldes de tout compte : le bulletin et les documents sociaux comme le certificat de travail, l’attestation Pôle Emploi, etc.
Une fois les bulletins établis, le prestataire de paie envoie à son client différents états : états concernant les départs des salariés (arrêts maladie, accidents du travail, congés maternité, etc.), l’état des cotisations et des réductions, l’état des virements, les écritures comptables, etc.
Avantage de l’externalisation de la paie
Un entreprise peut faire appel à un prestataire de paie SAGE (ou autre) pour plusieurs raisons :
- il n’y pas de personne compétentes ou motivées pour gérer la paie en interne
- la taille de l’entreprise ne permet pas un traitement de la paie en interne
- le coût d’une paie interne serait trop élevé.
Externaliser la paie, combien ça coûte ?
Une solution de paie externalisée revient, selon les volumes de bulletins, à 20/25€ pour des petites quantités jusqu’à 13/15€ pour des plus grandes quantités.
Dans tous les cas, le coût d’un prestataire de paie est inférieur au salaire chargé et aux frais de structure afférents d’un gestionnaire de paie interne.
Une solution de paie en ligne (comme SAGE One Paie ou SAGE One) coûte environ du prix d’une solution de paie externalisée. A ce coût, il faut ajouter celui du coût des déclarations complémentaires, de l’assistance technique et métier.
Avantage de l’externalisation de la paie
Avec un prestataire de paie, il n’y a plus de risque d’erreur dans les fiches de paie. Une veille législative et conventionnelle fait partie de la prestation d’une société d’externalisation de paie.
Avec un prestataire, les délais de livraison des bulletins sont respectés. De même les retards de paiement aux organismes sociaux sont évités et des pénalités parfois importantes sont évitées. Les charges sociales sont optimisées.
L’entreprise ne dépend plus d’un seul salarié pour traiter les paies chaque mois, avec les risques d’arrêt maladie ou de départ inopiné de gestionnaire de paie.
Le temps que l’ancien gestionnaire paie passait sur la paie peut être consacré à d’autres tâches plus en lien avec le métier de l’entreprise, des tâches à plus forte valeur ajoutée ou bien des tâches plus orientées RH comme la gestion des entretiens individuels ou des entretiens individuels, la gestion de la formation, le suivi des relations sociales, etc.
