Un audit de paye vise à analyser sur la base d’observations et à évaluer les forces et faiblesses en matière de paie et ressources humaines.
S’agissant de la paie, l’audit portera essentiellement sur la conformité des calculs de paie avec la législation sociale (éventuellement fiscale). L’audit portera également sur les délais de paiement des organismes sociaux et des salariés.
Compte tenu du niveau d’expertise d’un audit de paye, l’auditeur doit faire preuve d’une expérience et d’un niveau d’expertise technique qui lui permette de tenir compte des spécificités et des contraintes de l’entreprise auditée. L’expérience de l’auditeur lui permettra de choisir les échantillons de bulletins de paie à contrôler les plus pertinents. De contrôle la totalité des bulletins pour chaque mois de présence dans l’entreprise serait dans la plupart des cas trop fastidieux. Le rôle de l’auditeur sera alors de constituer des échantillons de fiche de paie pour chacune des catégories professionnelles. Il traitera toutefois à part le cas des salariés dont le statut est spécifique comme les journalistes, les médecins, les VRP ou bien encore les intermittents du spectacle.
Un audit de paie est nécessaire pour la mise en place de bonnes pratiques et la fiabilisation des processus métier au sein d’un département des ressources humaines.
Chaque année, près de 70% des entreprises qui viennent de subir un contrôle URSSAF ont été redressées pour non-conformité des paies.
Ainsi, un audit de paie vous permettra de peser les risques encourus, réduire le coût de vos charges sociales, vous assurer de la conformité de votre département RH avec la législation du travail, le droit social et la fiscalité, d’identifier des aides, réductions ou autres avantages que vous auriez pu percevoir, anticiper d’éventuels conflits avec des salariés pouvant déboucher sur une saisie d’un Conseil de Prud’Hommes, de réduire le risque d’un redressement URSSAF.
Méthodologie
Un audit de paie commence par la présentation de l’entreprise, son organisation et ses objectifs, son contexte économique, social.
On rassemble un certain nombre de documents indispensables à l’audit : la ou les conventions collectives, le ou les éventuels accords d’entreprise, l’organigramme de la société, le bilan social, les tableaux de bord de paie, le calendrier des tâches du service paie, le rapport d’activité du département paie avec les effectifs gérés, les effectifs payés, le nombre de contrats de travail par catégorie (CDD, CDI, etc.), les derniers contrôles URSSAF, les jugements des Prud’Hommes, les fiches de poste des gestionnaires de paie.
Au cours d’un audit de paie, chaque rubrique de paie est vérifiée. Elles sont classées par familles :
Les éléments de paie fixes:
- salaire de base
- taux horaire
- majoration des heures supplémentaires
- paiement des heures supplémentaires
- primes fixes mensuelles
- primes fixes non mensuelles
- avantages en nature
- indemnités repas.
Les absences :
- retenue pour absence
- absence pour maladie
- absence pour congé maternité
- absence pour accident du travail
- absence pour congés payés
- autres absences
Cotisations et contributions sociales
Prévoyances et retraite supplémentaire
Eléments non soumis aux cotisations :
– indemnités de départ
– remboursements de frais
– acomptes et avances
– pensions alimentaires
– saisie-arrêts.
Paies et contrats spécifiques:
- contrat de travail à durée déterminée
- contrats de professionnalisation
- contrats d’apprentissage
- autres contrats aidés
Paie spécifique des salariés avec un statut particulier :
Paie d’un solde de tout compte(STC):
- indemnité compensatrice de congés payés
- indemnité compensatrice de préavis
- indemnité de licenciement et de transaction
- indemnité de départ à la retraite
- indemnité de précarité d’emploi
- calcul des sommes isolées
Calcul et Paiement des charges sociales
- calcul des charges sociales
- déclarations de fin d’année
- DADS-U norme 4DS
Autres contrôles :
- paiement des salaires sont payés dans les délais impartis
- paiement des charges sociales dans les délais impartis
- cohérence des bases de cotisations
- bonne traduction en comptabilité des opérations de paie.
