Afin de se rendre sur leur lieu de travail les salariés peuvent utiliser divers moyens de locomotion : leur véhicule, les transports en commun ou encore le vélo.
Devons-nous, en tant qu’employeur, prendre en charge une partie de leurs frais liés à l’utilisation du vélo ?
Nous rappelons ci-dessous certaines obligations financières ?
Véhicule
Il peut arriver au salarié d’utiliser son véhicule personnel pendant son temps de travail ou bien pour effectuer une démarche pour le compte de son employeur par exemple.
Le fait que le salarié utilise son véhicule afin de se rendre à son travail n’est pas considéré comme un déplacement professionnel. De ce fait, l’employeur n’est pas tenu par une obligation de remboursement des frais engagés.
[box type= »info »] Nous n’évoquons pas ici le cas du salarié ayant besoin de son véhicule pour aller travailler ni-même lorsqu’il bénéficie d’un véhicule de fonction (avec ou non une utilisation à des fins personnelles)[/box]
Transports
Il est à noter que les salariés du secteur privé qui prennent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais. Sont concernés par cette obligation, non seulement les transports en commun classique (Trains – RER – Métro – Bus) mais également les cartes d’abonnement à un service public de location de vélo.
La prise en charge s’effectue à hauteur de 50 % du titre de transport sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court.
[box type= »info »] Les salariés à temps partiel effectuant moins qu’un mi-temps bénéficient d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.[/box]
Prise en charge des déplacements à vélo
Si l’employeur le souhaite, il peut prendre en charge tout ou partie des frais engagés par le salarié pour ses déplacements à vélo (y compris à assistance électrique) entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, sous la forme d’une indemnité kilométrique vélo.
Le montant légal est fixé à 25 centimes par kilomètre parcouru (Code du travail, art. L. 3261-3-1 et D. 3261-15-1). Pour cela c’est la distance aller-retour la plus courte devant être parcourue à vélo (entre le lieu de résidence habituelle de votre salarié et son lieu de travail) qui doit être retenue.
NOTE IMPORTANTE
Cette indemnité est :
- exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié ;
- cumulable avec la prise en charge des frais d’abonnement de transport collectif ou de service de location de vélo, lorsque votre salarié se rend, à vélo, vers un arrêt de transport public (trajet de rabattement). Là encore, le trajet pris en compte pour le calcul de la prise en charge des frais de transport personnel, correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou le lieu de travail, et la gare ou la station de transport collectif.
Attention, nous tenons à rappeler que cette prise en charge est « facultative ». L’employeur peut tout à fait refuser la demande du salarié
La mise en place d’un barème kilométrique fiscal vélo est envisagée courant 2019, ceci afin de simplifier le remboursement des déplacements des salariés effectués à titre professionnel avec un véhicule personnel qui serait ici un vélo.
Pour conclure, il est intéressant de rappeler que l’entreprise a également la possibilité de mettre à disposition de son personnel des vélos pour leurs déplacements domicile-lieu de travail.
L’intérêt consiste à réduire du montant de votre impôt sur les sociétés (IS), les frais générés par celle-ci dans la limite de 25 % des frais engagés pour l’achat ou l’entretien de la flotte de vélos.
